martes, 19 de noviembre de 2013

Ya no tienes un e-mail: ¡ahora tienes tiempo!

Por: Víctor Vignale

Hay que hacer el trabajo y eso significa 'salir del inbox'. ¡Muy cierto! La semana pasada, esta frase se volvió para mi realidad de la manera más radical posible. Al intentar actualizar el software de mi computadora, esta sucumbió,¡ colapsó!, se fue. Y, bueno, por consiguiente dejó de recibir correos. 
Lejos de ser un gran problema, fue un problema menor. No perdí correos. Simplemente como me resultaba más complicado acceder a ellos, revise mi inbox con menor regularidad. Esto me permitió avanzar una serie de proyectos que tenía pendientes para "cuando tuviera tiempo", aparentemente el no tener correo electrónico hizo el tiempo. Nuestra relación con el correo electrónico o email es una paradoja. Quienes recibimos más de 100 correos diarios nos encontramos en una relación amor-odio con este sistema. Lo necesitamos para trabajar pero a veces... no nos deja trabajar. 
Las herramientas de gestión para estos casos son buenas pero tienen un tope. Incluso la conocida técnica de "inbox zero" llega a ser contraproducente cuando la cantidad de emails es muy alta. Se debe pasar a atacar la causa: empezando por casa. Mientras tenemos poco control sobre los emails que recibimos, si tenemos control sobre los que enviamos. 
La gestión del correo electrónico debe ser optimizada. Es importante que se imparta el entrenamiento correspondiente para lograr que esta actividad esté alineada con la cultura de empresa.  
Los principales valores y hábitos a trabajar en torno al tema son: Tomar acciones especialmente sopesadas en lugar de reactivas. Redactar solo mensajes que sean realmente necesarios. Y que estos sean claros y concisos, evitando así potenciales confusiones y la generación de más mensajes innecesarios. Copiar al mínimo número de destinatarios posibles. Reenviar mensajes que sean estrictamente necesarios. Elegir otros canales de comunicación que pudieran resultar más efectivos: en lugar de enviar un email, usar la mensajería por chat, una llamada telefónica corta o hacer una consulta en persona, uno a uno. A veces el tema pide que se tome en cuenta el tono de voz para evitar malos entendidos o el ver las expresiones del otro para una comunicación más rica y clara. 
Jared Gorainick, consultor de Google y autor de "Productivity, Happiness, and Avoiding Sudden Death", nos recuerda otras recomendaciones puntuales que también están en nuestro control: Limitar frecuencia de visitas al inbox: evita el multitasking, disciplínate para lograr visitar solo 3 veces al día el inbox. Ayuda muchísimo el desactivar alertas auditivas de tu computadora y smartphone. Limitar el tipo de correspondencia: solo recibir emails de trabajo y los emails personales en otra cuenta de correo electrónico. Eliminar lo prescindible: desactiva, si fuera necesario, o redirecciona a una cuenta personal las suscripciones a newsletters, blogs y artículos que ocupan espacio en tu inbox de la oficina. Constantemente, debemos estar atentos a que la productividad que la tecnología nos facilita, no se vea afectada por la sobrecarga de información y tiempo de comunicación que la misma puede acarrear. ¿Cuál es la cultura de correo electrónico en tu compañía, usan el correo para TODO o solo para lo indispensable?

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